EFEKTIVITAS PENYAJIAN PRESS RELEASE OLEH HUMAS DISKOMINFO PEMKOT TERHADAP KEPUASAAN PEROLEHAN INFORMASI BAGI WARTAWAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penelitian
Komunikasi yang semula merupakan fenomena sosial kemudian menjadi ilmu yang secara akademik berdisiplin mandiri, komunikasi dianggap amat penting sehubungan dengan dampak sosial yang menjadi kendala bagi kemaslahatan umat manusia akibat perkembangan teknologi. Komunikasi juga merupakan salah satu proses sosial yang sangat mendasar karena setiap orang dalam kehidupannya selalu berkeinginan untuk mempertahankan suatu persetujuan mengenai berbagai aturan sosial melalui komunikasi.
Menurut David K. Berto dari Michigan State University dalam buku pengantar ilmu komunikasi yang dikutip oleh Hafied Cangara menyebutkan secara ringkas bahwa komunikasi sebagai instrumen dari interaksi sosial berguna untuk mengetahui dan memprediksi sikap orang lain, juga untuk mengetahui keberadaan diri sendiri dalam menciptakan keseimbangan dengan masyarakat (Cangara, 2004 : 3).
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet atau berantakan. Adapun persepsi komunikasi organisasi menurut Katz dan khan mengatakan bahwa :
"Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Menurut Katz dan Khan organisasi adalah sebagai suatu sistem terbuka yang menerima energi dari lingkungannya dan mengubah energi ini menjadi produk atau servis dari sistem dan mengeluarkan produk atau servis ini kepada lingkungan. (Muhammad, 2009 : 65). Komunikasi memberikan sesuatu kepada orang lain dengan kontak tertentu atau dengan mempergunakan sesuatu alat. Banyak komunikasi terjadi dan berlangsung tetapi kadang-kadang tidak tercapai kepada sasaran tentang apa yang dikomunikasikan. Dimungkinkan adanya komunikasi yang kurang baik antara pemberi pesan dan penerima pesan kalau tidak terjalin persesuaian di antara keduanya. Karena jika komunikasi yang baik maka akan terjalin persesuaian di antara keduanya.
Maka dari itu agar komunikasi organisasi dapat berjalan dengan baik maka diperlukan adanya bagian yang bisa mengatasinya dan disini peran Public Relation atau Humaslah yang bisa mengatasinya. Terdapat beberapa definisi mengenai Humas atau (Public Relations) salah satunya menurut Cutlip, Center dan Brown menyebutkan mengenai pengertian Public Relations antara lain :
"Public Relations is the distinctive management function which help establish and mutual lines of communications, understanding, acceptance and cooperation between on organization and its public" (PR adalah fungsi manajemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan berbagai publiknya". (Cutlip, Center dan Brown, 2000 : 4). Berdasarkan definisi tersebut dapat dikatakan bahwa Public Relations merupakan salah satu bentuk yang dapat mendukung terbentuknya sebuah pengertian di dalam sebuah komunikasi dan kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian, goodwill, kepercayaan, penghargaan perusahaan dan publik terutama masyarakat pada umumnya untuk mencapai tujuan itu di antara mengembangkan goodwill dan memperoleh opini publik yang favorable atau menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik, kegiatan public relations harus dikerahkan ke dalam dan luar.
Humas tidak hanya diperlukan di perusahaan swasta saja tetapi pada instansi pemerintah bagian humas pun diperlukan. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Oemi Abdurachman bahwa pentingnya peranan Humas di instansi-instansi dan lembaga-lembaga pemerintahan dalam masyarakat modern, yaitu dalam melakukan kegiatan-kegiatannya dan operasi-operasinya di berbagai tempat dan berbagai bidang, terutama dalam proses pembangunan negara (Abddurachman, 2001 : 112).
Humas di instansi/lembaga pemerintahan biasanya tidak dapat diikut sertakan dalam menentukan kebijaksanaan pemerintah dan ia harus mengikut garis yang sudah ditentukan, kecuali bila di dalam bagian organisasi. Humas ditempatkan sedemikian rupa, Agar ia dapat mengetahui keputusan yang diambil dan sebab-sebabnya sebelum diumumkan. Sehingga pihak Humas dapat menujukan atau menjelaskan kesulitan-kesulitan yang mungkin akan timbul bila keputusan-keputusan itu disampaikan kepada publik. Humas pun dapat memberikan saran-saran untuk mengatasi kesulitan yang mungkin akan timbul.
Adanya unit kehumasan pada setiap instansi pemerintah merupakan suatu keharusan fungsional dalam rangka penyebaran tentang aktivitas instansi tersebut baik ke dalam maupun ke luar yaitu kepada masyarakat pada umumnya. Humas merupakan suatu alat untuk memperlancar jalannya interaksi serta penyebaran informasi. Singkatnya humas sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda yaitu keluar, ia memberikan informasi kepada khalayak sesuai dengan kebijaksanaan instansinya dan ke dalam, ia wajib menyerap reaksi dari khalayak untuk kepentingan instansinya.
Kegiatan ke dalam (Internal PR) adalah untuk lebih mengeratkan hubungan antara para karyawan dan pimpinan, agar dapat mengenal satu sama lain (termasuk keluarganya) antara lain adalah :
1. Mengadakan rapat
2. Kliping
3. Memasang pengumuman
4. Menerbitkan majalah internal,
5. Coffee morning dan sebagainya.
Sedangkan kegiatan keluar (Eksternal PR) dilakukan dengan khalayak diluar perusahaan diantaranya adalah :
1. Menyiarkan press release
2. Government
3. Press Relations
4. Artikel Surat kabar atau majalah.
5. Pameran
6. Media Relations
Dalam penelitian ini, peneliti akan meneliti bagian Humas eksternal khususnya pada kegiatan humas melalui Press Release. Adapun pengertian dari Press Release menurut Effendy adalah :
"Bahan berita yang dikirimkan pihak instansi atau organisasi, biasanya biasanya dikerjakan oleh bagian Humas ke media massa dengan harapan dapat disiarkan" (Effendy, 1898 : 80). Press Release atau siaran pers biasanya hanya berupa lembaran siaran berita yang disampaikan kepada wartawan atau media massa. (Abdullah, 2004 : 80).
Pada penulisan Press Release PR harus memiliki kemampuan penulisan Press Release dengan gaya piramida terbalik. Dimulai dengan membuat judul, lalu lead yang mengandung 5W+1H dan diikuti dengan penulisan rincian lead sebelumnya. Hal ini dikarenakan agar berita menjadi singkat dan informative baik itu bagi pembaca maupun bagi redaksi yang akan memuat berita tersebut. (Soemirar dan Ardianto, 2005 : 55).
Press Release merupakan tulisan yang berisi mengenai berita-berita tentang suatu kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan/instansi yang dipilih untuk dimuat dalam media. Penyampaian press release merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan oleh Bagian Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah kota X untuk membangun hubungan dengan pers (wartawan media massa), karena apa yang ditulis dan dikatakan wartawan media massa adalah menjadi image (citra) masyarakat atau publik terhadap lembaga.
Hubungan Eksternal dalam penelitian ini lebih dikhususkan pada kegiatan hubungan pers dalam hal penyampaian Press Release kepada wartawan. Ini dikarenakan peneliti melihat bahwa dalam pembuatan hingga penyampaian Press Release oleh suatu perusahaan kepada wartawan itu tidak begitu saja diterima oleh wartawan dan disiarkan oleh media.
Dalam proses penyebaran Press Release yang dilakukan oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X yaitu melalui media Online Email yang dikirimkan kepada masing-masing alamat Email Wartawan yang terdata dalam daftar peliput kegiatan di lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X.
Wartawan dalam kamus Besar Bahasa Indonesia adalah orang yang pekerjaannya mencari dan menyusun berita untuk dimuat di surat kabar, majalah, radio, televisi. (Depdikbud, 2004 : 407). Wartawan dalam menjalankan tugas dan kewajibannya mencari berita sudah tentu akan berinteraksi dengan berbagai kalangan di masyarakat. Salah satu yang berhubungan dengan wartawan adalah instansi dan dalam hal ini perusahaan/instansi biasanya diwakili oleh petugas Humas dan tugas humas pun dilaksanakan oleh bagian informatika. Oleh karenanya untuk menjaga citra dan nama baik instansi dari kesalahan dan menjadikan hubungan dengan pers dapat lebih terbuka, petugas humas dan wartawan perlu saling memahami satu sama lain.
Masalah yang terjadi bahwa menjalin suatu hubungan kerja sama yang harmonis antara Humas dengan pihak Pers tentu saja tidak mudah, seperti yang disampaikan Rosady Ruslan (2003 : 151) bahwa terdapat pertentangan atau perbedaan fungsi dan tugas antar Pers (wartawan) dengan pihak humas.
Hal ini dapat diketahui bahwa secara umum pers berfungsi memberikan informasi, penyebaran informasi. Begitupun dengan wartawan Diskominfo Kota X, Setiap wartawan tentunya membutuhkan informasi baik untuk kepentingan dirinya ataupun kepentingan perusahaan. Dalam hal informasi yang menyangkut perusahaan, ada beberapa informasi yang harus disampaikan kembali oleh para wartawan pada publik.
Selain itu fungsi khusus/>ers adalah mempengaruhi (influence) opini masyarakat, melakukan si stem kepengawasan sosial (social control) dan memiliki kekuatan (power of press). Sedangkan dimensi fungsi Public Relations akan bertolak belakang dengan fungsi pers, karena publikasi yang berkaitan dengan Public Relations (Humas) justru bersifat positif. Hal tersebut dapat dilakukan dengan penyebaran informasi atau pesan untuk meningkatkan pengenalan (awareness), pengetahuan (knowledge), bujukan (persuasive), pendidikan (education).
Semua itu dilakukan sebagai upaya menciptakan dan opini masyarakat kepada sesuatu yang positif, serta menghindarkan unsur-unsur pemberitaan atau publikasi yang bersifat negatif, sensasional dan kontroversial di masyarakat. Pertentangan yang terjadi atau saling berprasangka buruk antara pihak Humas dan pers dapat diatasi seandainya hubungan itu berlandaskan kepada prinsip-prinsip keterbukaan, serta saling menghargai peran satu sama lainnya dan saling mendukung. Serta setiap pihak akan berfungsi serta bertindak sesuai dan terikat dengan kode etik profesinya masing-masing.
Penyampaian Press Release kepada pihak wartawan mengenai berbagai kegiatan yang dilakukan oleh Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah Kota X diharapkan agar kebijakan-kebijakan serta program-program kerja instansi akan cepat sampai ke masyarakat. Selain itu penyampaian Press Release pun dapat dijadikan tolak ukur untuk dapat mengetahui keberhasilan dari suatu tugas dan fungsi Humas, yaitu untuk menilai efektif tidaknya pekerjaan Humas pada suatu lembaga. Keberhasilan tersebut dapat dilihat dari pemberitaan pers dalam suatu instansi, melalui komunikasi yang efektif.
Komunikasi efektif dapat diartikan sebagai, suatu kegiatan komunikasi yang dapat mencapai hasil (Output) sebagaimana yang diharapkan (target) dan termuat dalam pesan tersebut serta dapat memberikan kemanfaatan (benefit) yang besar kepada sasaran komunikasi atau penerima pesan. Komunikasi yang efektif dapat terjadi apabila tidak ada penyimpangan (distorsi) dari target hasil (output) yang hendak dicapai, dan manfaat (benefit) yang dapat dirasakan oleh sasaran.
Menurut Andre Hardjana untuk mengukur keefektifan suatu komunikasi, kriteria yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Sumber pesan (source). Merupakan orang yang memberikan pesan kepada pengguna.
2. Isi Pesan (content). Isi pesan yang diterima atau tersalur.
3. Media (media). Merupakan saluran yang digunakan oleh komunikator atau sumber dalam menyampaikan pesannya kepada komunikan atau pemakai.
4. Siapa penerima atau pemakai (receiver or user). Merupakan penerima pesan yang dituju atau komunikan yang dituju.
(Hardjana : 2000)
Tingkat efektivitas komunikasi sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor. Faktor tersebut dapat dikelompokkan dalam dua golongan, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Faktor intern merupakan faktor yang berasal dari dalam lingkungan kegiatan komunikasi tersebut. Sementara itu, faktor ekstern berasal dari luar lingkup kegiatan komunikasi tersebut, atau juga sering disebut dengan faktor lingkungan. Faktor intern yang dimaksudkan, antara lain :
a. Sumber pesan (encoder),
b. Isi pesan itu sendiri,
c. Penerima pesan (decoder), dan
d. Media yang digunakan untuk melakukan komunikasi.
Faktor ekstern yang dimaksudkan, antara lain :
a. Kebijakan yang melingkupi proses komunikasi tersebut,
b. Kondisi sosial/politik yang melingkupi proses komunikasi tersebut, dan
c. Kondisi lingkungan yang kondusif lainnya.
Press Release yang dibuat oleh Bagian Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) mengenai informasi seputar kegiatan Pejabat Kota X yang sudah menjadi kewajiban bagi Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Pemerintah Kota X untuk meliput kegiatan tersebut yang nantinya akan dibuat menjadi sebuah Press Release. Dan Press Release tersebut setelah selesai dibuat langsung dikirim ke website Pemerintah Kota dan setelah itu baru dikirimkan ke email-email wartawan yang terdaftar dalam data wartawan peliput kegiatan di lingkungan pemerintah kota X.
Proses seperti ini dikarenakan agar para wartawan mengetahui kegiatan yang sedang berlangsung di Pemerintahan Kota X yang nantinya informasi yang ada pada Press Release bisa dikembangkan dan diberitakan oleh wartawan ke media, baik media cetak maupun elektronik. Melalui proses penyampaian pesan seperti ini diharapkan dapat memberikan kepuasan bagi wartawan untuk memberitakan informasi yang diberikan melalui komunikasi yang baik.
Yang dimaksud dengan kepuasan komunikasi adalah satu fungsi dari apa yang seorang dapatkan dengan apa yang dia harapkan. Adapun kepuasan dengan kualitas media faktor ini mencakup berapa baikan mutu tulisan, nilai informasi yang diterima, keseimbangan informasi yang tersedia dan ketepatan informasi yang datang. Hasil penelitian menyarankan bahwa penampilan, ketepatan dan tersedianya informasi mempunyai pengaruh kepada kepuasan orang dengan komunikasi dalam organisasi. (Masmuh, 2010 : 48)
Sehingga dengan adanya bentuk penyampaian informasi melalui Press Release oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Pemerintah Kota X dapat menimbulkan sebuah kepuasan bagi wartawannya dalam memperoleh informasi.
Bertolak dari latar belakang masalah di atas, maka peneliti menarik rumusan masalah sebagai berikut : "Sejauh mana Efektivitas Penyajian Press Release oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X terhadap Kepuasan Perolehan Informasi bagi wartawan?".
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah dan rumusan masalah tersebut, maka peneliti mengidentifikasikan masalah yang akan dibahas sebagai berikut :
1. Sejauh mana Kredibilitas Sumber Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan?
2. Sejauh mana Isi Pesan Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan?
3. Sejauh mana Media yang digunakan dalam Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan?
4. Sejauh mana Efektivitas Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Hasil Perolehan Informasi Bagi Wartawan?
5. Sejauh mana Efektivitas Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Harapan Perolehan Informasi Bagi Wartawan?
6. Sejauh mana Efektivitas Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan?
C. Maksud dan Tujuan Penelitian
1. Maksud Penelitian
Dari permasalahan diatas maka maksud dilaksanakannya penelitian ini adalah untuk menganalisa dan menjelaskan mengenai Efektivitas Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
2. Tujuan Penelitian
Sedangkan tujuan dilaksanakannya penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk Mengetahui Kredibilitas Sumber Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
b. Untuk Mengetahui Isi Pesan Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
c. Untuk mengetahui Media yang digunakan dalam Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
d. Untuk Mengetahui Efektivitas Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Hasil Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
e. Untuk Mengetahui Efektivitas Penyajian Press Release oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Harapan Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
f. Untuk mengetahui Efektivitas Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
D. Kegunaan Penelitian
1. Kegunaan Teoritis
Kegunaan penelitian secara teoritis berguna sebagai pengembang untuk mengembangkan Ilmu Komunikasi secara umum dan ilmu Humas atau Public Relations khususnya mengenai Efektivitas Penyajian Press Release terhadap Kepuasan Wartawan Memperoleh Informasi.
2. Kegunaan Praktis
a. Untuk Penelitian
Penelitian ini secara praktis berguna untuk peneliti sebagai aplikasi ilmu yang selama studi diterima secara teori dan diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan peneliti dalam bidang komunikasi dan Public Relations.
b. Untuk Universitas
Penelitian ini secara praktis berguna bagi mahasiswa/i Universitas secara umum, dan untuk mahasiswa/i Ilmu Komunikasi konsentrasi Humas secara khusus sebagai literatur terutama untuk peneliti selanjutnya yang akan melakukan penelitian pada kajian yang sama.
c. Untuk Perusahaan
Penelitian ini secara praktis berguna bagi perusahaan sebagai referensi atau evaluasi khususnya mengenai Efektivitas Penyajian Press Release Oleh Humas Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pemerintah Kota X Terhadap Kepuasan Perolehan Informasi Bagi Wartawan.
